La apuesta por el teletrabajo durante la crisis del coronavirus

La crisis global provocada por el coronavirus o COVID-19 ha llevado a muchas empresas de todo el mundo a apostar por el trabajo a distancia. Una excelente noticia sin duda para los convencidos de que el trabajo del futuro será remoto o no será. Aunque a nadie le ilusiona especialmente que este futuro haya llegado a causa de una pandemia, el caso es que ha llegado. Y es importante mantener el optimismo. Pero también la productividad. 

Un artículo reciente del New York Times asegura que el teletrabajo tiene efectos dispares sobre nuestra productividad. El confinamiento, por una parte, puede contribuir a obtener mejores resultados, pero seguramente también hará mella en tu creatividad. ¿Cómo gestionarás esta situación, especialmente si tu trabajo es eminentemente creativo? ¿Y cómo puedes preparar un entorno de trabajo adecuado para toda una empresa? Hemos recopilado las mejores herramientas y estrategias para resolver todas tus dudas.

Y acabamos con un spoiler: trabajar durante el coronavirus no solo es posible, sino que incluso es divertido.

Cuándo empezar a trabajar a distancia por el COVID-19

En los últimos meses el avance del COVID-19 no se ha detenido ante nada. Seguramente a estas alturas ya estás saturado de cifras que lo demuestran. Sin embargo, por responsabilidad es importante no quitar ojo a las noticias. La gran pregunta es cómo podemos saber cuándo ha llegado la hora de cerrar la empresa. 

¿Cuántos informes sobre el coronavirus tenemos que leer? ¿Cuándo pasamos de incentivar el teletrabajo a obligar directamente a los empleados a quedarse en sus casas? Nadie puede saberlo a ciencia cierta. El coronavirus es un nuevo desafío para la humanidad, un desafío que nos obliga a movernos por terrenos inexplorados. 

Entre los gigantes tecnológicos, Twitter fue uno de los primeros en apostar por el teletrabajo ante la crisis del coronavirus. Facebook, Amazon y Google no tardaron en seguir sus pasos. Y es que una cosa está clara: quedarse en casa es la mejor forma que hemos encontrado hasta ahora para luchar contra la pandemia. Las cifras demuestran que desde la aplicación del confinamiento en China el número de casos se ha reducido de forma drástica. Por tanto, es una lección que debemos tener muy presente.

Fuente: Thomas Pueyo 

Dicho de otro modo: si tu empresa tiene la posibilidad de optar por el teletrabajo (algo que casi todas las empresas tecnológicas pueden hacer), lo mejor es apostarlo todo a esta carta. Este hilo de Reddit es muy ilustrativo en este sentido:  

“Apaga el interruptor y pásate al teletrabajo. Tus trabajadores te lo agradecerán. Y tus clientes lo entenderán y seguramente seguirán tu ejemplo.

Imagina que estabas equivocado y que el coronavirus al final no es nada del otro mundo: te habrá servido para aprender cosas. Habrás puesto a prueba tu plan de trabajo a distancia. Tus profesionales valorarán que te preocupes por ellos. Vuelta al trabajo y como si nada.

Pero imagina que estabas en lo cierto y el coronavirus es tan terrible como preveías: mejor apartar los obstáculos del camino antes de que la gente empiece a estresarse.” 

Una vez tomada la decisión, resérvate unos días para planificar tus rutinas remotas. Estas son las herramientas que necesitas para que todo funcione como la seda.

Consensúa los métodos de comunicación al trabajar a distancia 

Si tu empresa ya dispone de su propia política de trabajo a distancia, lo tendrás todo un poco más fácil. Solo tienes que trasladarla al conjunto de la organización. En cambio, si es una situación nueva tendrás que celebrar una extensa reunión estratégica y comunicar el plan diseñado a tus empleados. Puede que tengas que dedicarle unas cuantas horas, pero la planificación es un ingrediente fundamental que no puede quedar fuera de la ecuación. 

Aprovecha las promociones 

Muchas empresas que desarrollan soluciones de teletrabajo ofrecen la posibilidad de usar gratis su software. Google anunció que su solución avanzada Hangout Meets pasaba a estar disponible de forma gratuita. Este paquete permite 250 participantes por llamada, streaming en tiempo real para 100.000 espectadores y la posibilidad de grabar reuniones online. Sin duda, una plataforma perfecta para ayudar a profesionales y estudiantes a estar siempre conectados. 

Zoho también apostó por la gratuidad de su paquete Zoho Remotely. El paquete incluye 11 apps de conferencia online, almacenamiento, gestión de proyectos y mucho más. La mayoría de estas promociones, pensadas especialmente para empresas afectadas por el coronavirus, como las de Zoho y Hangouts, serán válidas hasta el 1 de junio. 

Elige el mejor servicio de mensajería profesional 

Por más bien que planifiques, los primeros días siempre pueden ser un poco caóticos. Los empleados intentarán comunicarse utilizando diferentes canales. Por eso más vale tener una app que lo unifique todo bajo un mismo paraguas. IM+ es una solución que agrupa todos los mensajes personales y de trabajo. Básicamente, conecta todos los sistemas de mensajería que usas a diario para tenerlo todo a un solo clic. IM+ integra WhatsApp, Slack, Hangouts, Skype, Telegram y otras plataformas de uso habitual. 

Si buscas una forma ordenada de gestionar los mensajes cuando trabajas desde casa, este truco te encantará: 

1. Conecta todas las soluciones de mensajería que usas a diario. 
2. Ve a la pestaña Connected y haz clic en un servicio para abrir los ajustes. 
3. Asigna la etiqueta: “Trabajo” a las apps que utilizarás para comunicarte en el trabajo y “Personal” a las demás. Para evitar confusiones, puedes crear tu propia etiqueta personalizada “Teletrabajo”. 
4. Para configurar IM+ para trabajar, haz clic en los ajustes en la barra lateral izquierda y selecciona la etiqueta “Trabajo” o “Teletrabajo”. 

Una vez que filtres por etiqueta, en la barra lateral solo aparecerán tus servicios relacionados con el trabajo. De este modo minimizarás las distracciones y podrás unificar tus canales de comunicación más importantes. 

Otra herramienta interesante es Canary Mail, un cliente de correo para Mac que agrupa los mensajes por remitente. Seguramente estarás pensando que si las empresas llevan tanto tiempo utilizando Mail o Gmail mejor no cambiar nada. El caso es que en el nuevo mundo del teletrabajo todos los contactos se producirán online, desde conversaciones sobre el tiempo hasta reuniones a dos que hasta hace poco tenían lugar cara a cara. Y todo esto no hará sino llenar más y más tu buzón de entrada. Canary Mail es el único cliente de correo que adjunta caras y logotipos a tus conversaciones de correo y que las agrupa de forma lógica en listas únicas. ¿El objetivo? Ofrecerte una mejor visibilidad de todos tus contactos. 

Si tu equipo usa Slack para sus conversaciones, asegúrate de que todo el mundo sabe cómo utilizarlo en casa. Una de las situaciones más habituales tendrá como escenario seguramente los canales compartidos. Como muchos proyectos están asociados a canales de Slack diferentes, los empleados tal vez necesiten aprender a moverse por todos ellos e invitar y enviar mensajes a personas externas. Slack ha preparado una práctica guía que explica cómo configurar canales compartidos. La encontrarás aquí. Procura compartir esta y otras guías interesantes con toda tu organización antes de dar el paso al teletrabajo.

Facilita el acceso remoto a herramientas de trabajo

Hay algunas tareas cotidianas asociadas a un lugar de trabajo físico: VPN, ordenadores del trabajo, accesos a recursos compartidos... Estos son solo algunos de los obstáculos que pueden dificultar el trabajo a distancia. Por eso, tal vez tengas que modificar las vías de acceso a los datos de los empleados cuando están en casa. 

Consigue un cliente VNC fiable 

No todo el mundo podrá llevarse a casa su ordenador del trabajo. Y no todo el mundo querrá hacerlo, porque posiblemente en casa ya tengan portátiles perfectamente capaces de hacer lo mismo. Por A o por B, una herramienta imprescindible para trabajar en remoto es un cliente VNC. O, lo que es lo mismo, un software de red virtual. 

La solución VNC más sencilla, que nadie tendrá problemas para configurar, es Jump Desktop. Una vez instalada esta app en tu Mac, te abrirá las puertas de todas tus máquinas remotas. Tanto si en la oficina tienes un PC como un Mac, con Jump Desktop será como si lo tuvieras delante. Conecta el ordenador remoto introduciendo la información de IP y el nombre, o configura la conexión automática a través del correo electrónico. 

Una alternativa que funciona de manera similar es una app para Mac llamada Screens. Si quieres reforzar la seguridad porque te preocupa que alguien pueda ver tu pantalla remota, esta es tu solución. Screens cuenta con un modo Cortina especial que permite ocultar la imagen de la pantalla de un ordenador remoto. 

Facilita la cooperación entre diferentes zonas horarias 

Si tu trabajo no entiende de fronteras, es importante tener en cuenta las zonas horarias a la hora de programar llamadas y reuniones. En la oficina esto no supone demasiado problema, ya que alguien siempre se ocupa de controlar las horas. Sin embargo, en casa no tienes a nadie al lado y es mucho más fácil perder la noción del tiempo. Para evitar que se te escape una cita importante, hazte con un asistente de zonas horarias como World Clock Pro. 

Esta app para Mac sincroniza tu agenda con las de tus compañeros en función de sus ubicaciones. Con un práctico widget instalado en tu escritorio podrás ver al instante los husos que elijas y así no tendrás que volver a preocuparte por las diferencias horarias. 

Para las empresas que trabajan con el extranjero y también las que tienen delegaciones en diferentes lugares del mundo, nuestra recomendación es convertir World Clock Pro en un fijo de todos los ordenadores. Tanto en casa como en la oficina, ayudará a los empleados a evitar confusiones con las zonas horarias. 

Aprovecha la oportunidad para aprender 

Aunque todo el mundo habla de lo mucho que se perderá, con una pandemia también hay mucho que ganar. Tu equipo tendrá que encontrar una nueva forma de trabajar, lo que se traducirá en nuevas ideas y herramientas. Piensa en lo que puedes ofrecerles y anímales a experimentar con cosas nuevas que puedan ayudarles en su día a día. 

Estas son solo algunas sugerencias para mejorar la productividad de los usuarios de Mac: 

Mindnode para crear mapas conceptuales y para compartir ideas de forma sencilla. No hay mejor escaparate para todas las ideas creativas y tus reflexiones desde la soledad. La app incluye un completo conjunto de herramientas para representar ideas y crear conexiones en los mapas conceptuales más complejos. Puedes incluso adjuntar notas a cada punto del mapa y exportarlo todo en el formato que elijas. En resumen: un excelente recurso para organizar lluvias de ideas y para compartir pensamientos con tus compañeros sin necesidad de estar en la misma sala. 

Con Backtrack puedes grabar el audio que se te olvidó grabar. Esta app es una auténtica joya: integrada en tu barra de menús, graba constantemente el audio en tramos de 60 minutos que se van sobrescribiendo una y otra vez. No está pensada para capturar lo que dices mientras estás solo delante del ordenador, que también, sino para ayudarte a grabar reuniones remotas y recuperar sus contenidos en cualquier momento. Y no es solo una herramienta para los que trabajan a distancia, ya que también puede usarse en la oficina durante las reuniones de equipo. 

Timing agiliza el control de los horarios. En la oficina normalmente pasas 8 horas, contando la pausa del desayuno y algún que otro descanso. En casa, esta rutina seguramente será diferente. Timing te ayudará a ver cuánto tiempo dedicas a tus tareas diarias, ya que registra automáticamente lo que haces en el Mac y te lo presenta en informes detallados. No hace falta que pongas en marcha ningún cronómetro: Timing se ocupa de todo. 

Adapta la forma de trabajar en equipo 

La mayor parte de las apps que hemos visto hasta ahora forman parte de la suscripción a Setapp, un servicio que permite acceder a más de 170 apps para Mac pagando una única cuota fija. La nueva era del teletrabajo puede ser la ocasión perfecta para explorar nuevas apps y ayudar a tu equipo a descubrir sus nuevas herramientas de cabecera. Más allá de las que hemos mencionado antes, Setapp incluye otras apps de referencia como CleanMyMac X, Ulysses y Disk Drill, entre muchas otras. 

Los equipos tienen a su disposición Setapp para Equipos. Fácil de configurar y pensado para organizaciones de cualquier tamaño, ofrece las mismas ventajas. Además, tu equipo ahora dispone de más tiempo para explorar el software, ya que Setapp para Equipos ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días. 

Y para ayudar a las empresas a implantar el teletrabajo en tiempos de coronavirus, estas son nuestras soluciones imprescindibles: 

• Setapp (un servicio por suscripción de apps para Mac que incluye la mayoría de las herramientas de las que hemos hablado aquí: IM+, Unibox, World Clock Pro, Jump Desktop, Screens, Mindnode, Backtrack, Timing y unas 170 más); 
• Setapp para Equipos (acceso al paquete de Setapp con prestaciones pensadas para los equipos); 
• Slack y sus canales compartidos; 
• Paquete Zoho Remotely (gratis hasta el 1 de junio); 
• Hangout Meets Premium (gratis hasta el 1 de junio). 

El coronavirus ha motivado una apuesta por el teletrabajo sin precedentes. Pero intentemos verle el lado bueno: ¿qué pasa si la cosa funciona? ¿Y si resulta que todas estas fantásticas oficinas con cafeteras de última generación y suelos enmoquetados en realidad están sobrevaloradas y en el fondo podemos trabajar igual de bien en cualquier otro lugar? La perspectiva se antoja interesante. 

Y recuerda que la salud es siempre lo primero, aunque implique renunciar al crecimiento de la empresa. Antes de implantar un entorno de trabajo a distancia, recuerda a tus empleados la importancia de cuidarse. Realiza una sesión remota con un profesional sanitario que les explique los síntomas del COVID-19. Asegúrate de que todo el mundo tiene claro qué hacer en caso de exposición al coronavirus. Y, dicho esto, ¡disfruta de tu jornada trabajando en pijama! Todos sabemos que es lo que siempre habías soñado.