Travailler à distance pendant l'épidémie de coronavirus

La propagation de l'épidémie de coronavirus ou COVID-19 dans le monde entier a conduit de nombreuses entreprises à mettre en place un programme permettant à leurs collaborateurs de travailler depuis leur domicile. Pour tous ceux qui pensent que le télétravail est l'avenir, c'est une période passionnante, même s'ils auraient certainement préféré que cette approche soit adoptée massivement pour d'autres raisons qu'une pandémie ! Nous devons rester positifs, mais aussi productifs, dans la mesure du possible.

D'après un récent article du New York Times, l'incidence du télétravail sur notre productivité suscite bien des controverses. Si le confinement peut dans certains cas vous permettre de travailler plus rapidement, il peut poser des problèmes sur le plan de la créativité. Comment faire face à ce problème, en particulier si votre activité consiste justement à créer ? Et comment mettre en place le bon environnement de travail à l'échelle d'une entreprise ? Nous avons regroupé les meilleurs outils et stratégies pour vous aider à trouver les bonnes solutions.

Attention spoiler : les stratégies de travail mis en place pendant l'épidémie de coronavirus peuvent s'avérer redoutablement efficaces, et même amusantes !

À quel moment commencer à travailler à distance à cause de l'épidémie de COVID-19 ?

La propagation du COVID-19 s'est accélérée au cours des derniers mois. Et nous savons que vous en avez assez de regarder les statistiques. Mais il en va également de notre responsabilité de bien nous informer. La difficulté est de déterminer à quel moment une entreprise doit fermer.

À partir de combien de cas de coronavirus confirmés devons-nous prendre des mesures ? Où se situe la limite entre l'incitation au télétravail et la mise en place d'un programme obligatoire ? Malheureusement, personne n'a la réponse. Avec l'épidémie de coronavirus, l'humanité se trouve face à un défi inédit, et nous devons nous-mêmes essayer de faire les bons choix.

Parmi les géants des nouvelles technologies, Twitter a été l'une des premières entreprises à mettre en place un programme de télétravail en raison de l'épidémie de coronavirus. Facebook, Amazon et Google ont rapidement fait de même. Une seule chose est sûre : le confinement est le meilleur moyen pour lutter contre la pandémie en cours. Les chiffres sont clairs : le nombre de cas a considérablement baissé depuis la mise en place du confinement en Chine. Nous devons en tirer les leçons.

Source : Thomas Pueyo

Pour simplifier, si votre entreprise a la possibilité de mettre en place un programme de télétravail (et c'est le cas pour la quasi-totalité des entreprises du secteur des technologies), c'est sans aucun doute la meilleure solution. Voici un résumé intéressant trouvé sur un fil de discussion Reddit : 

« Soyez proactif et optez pour le télétravail. Vos équipes vous en seront dans tous les cas reconnaissantes. Vos clients comprendront et finiront par faire comme vous.

Si jamais vous avez eu tort et que l'épidémie de coronavirus n'est finalement pas si grave : vous aurez bénéficié d'une belle expérience. Vous aurez testé en conditions réelles votre programme de télétravail. Vous aurez montré à vos collaborateurs que vous tenez à eux. Et vous pourrez reprendre vos activités normalement.

Si jamais vous avez eu raison et que l'épidémie de coronavirus devient extrêmement préoccupante : il est sans doute préférable de tester le télétravail suffisamment tôt, avant que le stress soit dans tous les esprits. » 

Une fois votre décision prise, prenez quelques jours pour planifier votre programme de télétravail. Voici les outils dont vous avez besoin pour que tout fonctionne.

Mettez-vous d'accord sur les modes de communication à utiliser pour le télétravail

Si votre entreprise a déjà établi un programme de télétravail, les choses seront plus simples. Il vous suffit de l'adapter à l'échelle de l'entreprise. Si le télétravail est une pratique inhabituelle dans votre entreprise, vous devez organiser une réunion stratégique et communiquer à vos collaborateurs le programme à mettre en place. Vous perdrez peut-être quelques heures de travail, mais une bonne préparation est essentielle : ne la négligez pas.

Exploitez les offres gratuites

Bon nombre d'entreprises accompagnant les initiatives de télétravail permettent d'utiliser leurs logiciels gratuitement. Google a annoncé que l'accès aux fonctionnalités avancées de Hangout Meets était désormais gratuit. L'offre de base couvre 250 participants par appel, une diffusion en direct auprès de 100 000 spectateurs et la possibilité d'enregistrer les réunions en ligne. Les télétravailleurs et les étudiants devraient ainsi pouvoir rester connectés. 

Zoho a également décidé de proposer gratuitement sa suite Zoho Remotely. Elle comprend 11 applications de conférence en ligne, de stockage, de gestion de projet et plus encore. La plupart des solutions proposées par les entreprises qui ont pris très tôt des mesures liées au coronavirus, comme Zoho et Hangouts, sont disponibles gratuitement jusqu'au 1er juin. 

Choisissez la meilleure solution de messagerie professionnelle

Quel que soit votre degré de préparation, les premiers jours peuvent s'avérer quelque peu chaotiques. Chacun essaiera inévitablement de contacter ses collègues par différents moyens. C'est pourquoi nous vous recommandons d'opter pour une application qui réunit toutes les solutions de messagerie. IM+ est un agrégateur polyvalent de messageries professionnelles et privées. Il vous permet de connecter tous les outils de messagerie que vous utilisez régulièrement, et d'y accéder rapidement. IM+ intègre WhatsApp, Slack, Hangouts, Skype, Telegram et d'autres systèmes de messagerie courants. 

Si vous souhaitez établir une méthode très précise pour télétravailler, voici une astuce que vous allez adorer :

1. Connectez tous les outils de messagerie que vous utilisez habituellement.
2. Ouvrez l'onglet Connected, puis cliquez sur un service pour accéder aux réglages.
3. Configurez des tags, par exemple « Travail » pour les outils que vous utiliserez à titre professionnel et « Perso » pour le reste. Pour éviter toute confusion, vous pouvez créer votre propre tag « Télétravail ».
4. Pour configurer IM+ pour le travail, cliquez sur Settings dans la barre latérale de gauche, puis activez votre tag « Travail » ou « Télétravail ».

Une fois que vous avez activé le filtrage par tag, seuls les services que vous utilisez pour le travail figureront dans la barre latérale. Vous limiterez ainsi les risques de déconcentration, et les canaux de communication importants seront regroupés.

Il peut également être utile d'adopter l'outil CanaryMail. Ce client de messagerie pour Mac regroupe les messages en fonction de l'expéditeur. Vous vous dites sans doute que la plupart des entreprises utilisent Mail ou Gmail depuis des années, alors pourquoi changer ? En télétravail, tous les échanges seront en ligne, qu'il s'agisse de discussions informelles ou de réunions à deux qui se font habituellement en face à face. Votre boîte de réception risque donc de grossir inexorablement. CanaryMail est le seul client de messagerie qui associe des visages et des logos à vos conversations par e-mail, afin de les regrouper de façon cohérente dans des listes. Vous disposerez ainsi de plus de visibilité sur l'ensemble des relations. 

Si votre équipe utilise Slack pour les conversations en équipe, veillez à ce que chacun sache comment utiliser cet outil chez lui. Vous devez en particulier vous pencher plus précisément sur les chaînes partagées. Bon nombre de projets étant associés à des chaînes Slack distinctes, les collaborateurs devront peut-être apprendre à jongler entre les chaînes, en invitant des personnes issues de projets externes à échanger avec elles. Slack a rédigé un guide expliquant en termes simples comment configurer des chaînes partagées. Il est disponible ici. Pensez à partager ce guide et les autres guides pertinents avec vos équipes avant de passer au télétravail.

Activez l'accès à distance aux outils professionnels

Certaines tâches du quotidien ne peuvent être effectuées que sur le lieu de travail. Les VPN, les ordinateurs professionnels et les accès partagés ont tendance à entraver le télétravail. Par conséquent, vous devrez peut-être changer la façon dont les collaborateurs accèdent aux données lorsqu'ils sont chez eux.

Profitez d'un client VNC fiable

Tout le monde ne peut ramener l'ordinateur de son bureau à son domicile. Et toutes les personnes qui disposent d'un ordinateur portable suffisamment performant ne souhaiteront sans doute pas le faire. Dans tous les cas, un client VNC (Virtual Network Computing) est un outil indispensable pour les télétravailleurs.

L'outil VNC le plus simple, configurable par tous, est Jump Desktop. Une fois installée sur votre Mac, cette application vous permet d'accéder à vos ordinateurs distants. Qu'il s'agisse d'un PC ou d'un Mac, Jump Desktop vous permet d'accéder à votre ordinateur resté au bureau. Connectez l'ordinateur distant en saisissant ses détails d'adresse IP et son nom, ou activez la connexion automatique par e-mail. 

L'application pour Mac Screens offre des fonctionnalités similaires. Si vous avez besoin d'un niveau de sécurité supplémentaire parce que vous craignez que quelqu'un puisse voir votre écran à distance, optez pour cette application. Screens intègre un mode spécial appelé Rideau, qui vous permet de masquer un bureau distant. 

Mettez en place une coopération sur plusieurs fuseaux horaires

Si vous travaillez à l'international, vous devez prendre en compte les fuseaux horaires lorsque vous programmez des appels et des réunions. C'est peut-être facile lorsque vous êtes au bureau et que quelqu'un gère les horaires. Mais chez vous, vous êtes isolé et il n'est pas toujours simple de mémoriser l'heure aux quatre coins du monde. Pour ne rater aucun événement important, téléchargez World Clock Pro, un assistant de gestion des fuseaux horaires. 

Cette application pour Mac synchronise votre emploi du temps avec ceux de vos collègues, en fonction du lieu où ils se trouvent. À partir d'un simple widget très pratique placé sur votre bureau, vous pouvez afficher instantanément les fuseaux horaires sélectionnés. Ainsi, vous n'aurez plus à vous soucier des différences de fuseau horaire.

Si votre entreprise travaille à l'international ou a des bureaux dans le monde entier, nous vous recommandons d'utiliser systématiquement World Clock Pro. Chez vous comme au bureau, cette application aidera vos collaborateurs à tenir compte des fuseaux horaires.

Profitez de cette période pour former les collaborateurs

Pendant que tout le monde tente d'évaluer les pertes liées à la pandémie, c'est également le bon moment pour réfléchir aux gains potentiels. Votre équipe va devoir réfléchir à un nouveau mode de travail, ce qui nécessite de nouvelles idées et de nouveaux outils. Réfléchissez aux outils que vous pouvez proposer, et encouragez-les à découvrir de nouvelles solutions pouvant être utiles dans le cadre de leur travail.

Voici quelques suggestions pour booster la productivité des utilisateurs de Mac :

Mindnode est un outil qui permet de créer des cartes heuristiques et de partager facilement des idées. Il accueillera parfaitement vos idées créatives et vos réflexions en ces temps de confinement. Cette application intègre de nombreux outils pour visualiser vos idées et créer des relations couvrant des cartes heuristiques particulièrement complexes. Vous pouvez associer des notes volumineuses à chaque point de la carte et les exporter dans le format de votre choix. Cette nouvelle méthode peut s'avérer intéressante dans le cadre du brainstorming et du partage d'idées lorsque vous n'êtes pas dans la même pièce que vos collègues. 

Backtrack permet d'enregistrer les sons que vous avez oublié d'enregistrer. Cet outil est assez génial. Présent dans la barre de menus, il enregistre 60 minutes de son et les écrase au fur et à mesure, de façon permanente. Le but n'est évidemment pas de vous enregistrer lorsque vous parlez tout seul dans une pièce vide (ce n'est en tout cas pas son objectif principal). Backtrack peut vous aider à enregistrer des réunions à distance et à les retrouver à tout moment. C'est également un outil que vous pourrez continuer à utiliser une fois de retour au bureau, lors des réunions d'équipe. 

Timing facilite le suivi des horaires. Une journée de bureau typique dure huit heures, en incluant les pauses café et les discussions entre collègues. Chez vous, les horaires ne seront sans doute pas les mêmes. Timing vous aide à savoir combien de temps vous consacrez aux tâches quotidiennes, à enregistrer automatiquement les activités que vous effectuez sur votre Mac et à créer des rapports détaillés à partir de ces données. Vous n'avez pas besoin de démarrer ni d'arrêter le minuteur : Timing s'en charge tout seul. 

Adaptez les méthodes de travail de votre équipe

La plupart des applications évoquées ci-dessus sont incluses dans l'abonnement Setapp, un service d'applications pour Mac qui vous donne accès à plus de 180 applications pour un prix fixe. Le télétravail est l'occasion idéale d'adopter certaines de ces applications pour permettre aux membres de votre équipe de découvrir leurs outils préférés. En plus des applications mentionnées ci-dessus, Setapp intègre de fameuses applications telles que CleanMyMac X, Ulysses, Disk Drill et bien d'autres. 

Pour les équipes, nous proposons la formule Setapp pour les équipes. Facilement configurable pour les organisations de toute taille, elle couvre l'ensemble des avantages mentionnés. Cerise sur le gâteau, votre équipe aura plus de temps pour explorer le logiciel, car une version d'essai valable 30 jours est disponible gratuitement avec Setapp pour les équipes. 

Récapitulons ! Voici des outils stratégiques à utiliser pour le télétravail pendant l'épidémie de coronavirus :

• Setapp (abonnement donnant accès à des applications pour Mac et intégrant la plupart des outils évoqués : IM+, Canary Mail, World Clock Pro, Jump Desktop, Screens, Mindnode, Backtrack, Timing et plus de 180 autres)
• Setapp pour les équipes (accès à la suite Setapp, avec des avantages spécialement destinés aux équipes)
• Chaînes partagées dans Slack
• Suite Zoho Remotely suite (gratuite jusqu'au 1er juin)
• Hangout Meets Premium (gratuit jusqu'au 1er juin)

L'épidémie de coronavirus engendre la plus grande expérimentation mondiale de télétravail. Regardons le bon côté des choses : et si cette approche s'avérait efficace ? Et si tous ces magnifiques bureaux offrant smoothies et massages à volonté étaient finalement surfaits, et n'offraient aucun gain de productivité par rapport au télétravail ? L'expérience promet d'être intéressante.

N'oublions pas : la santé compte plus que tout, même si cela se fait aux dépens de la croissance. Avant de mettre en place un environnement de télétravail, rappelez à vos collaborateurs de prendre soin d'eux. Organisez une visioconférence avec un médecin qui pourra leur présenter les symptômes du COVID-19. Vérifiez que chacun connaît la marche à suivre s'il est infecté. Et pour le reste, nous vous souhaitons d'en profiter pour travailler en pyjama : on sait bien que vous en rêvez depuis toujours !