So stellen Sie während des Coronavirus-Ausbruchs auf Heimarbeit um

Der globale Ausbruch des Coronavirus (COVID-19) hat viele Unternehmen weltweit dazu veranlasst, Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Das sind aufregende Zeiten für diejenigen, die das Home Office oder Remote-Arbeit für die Zukunft halten. Natürlich will niemand diese Zukunft nur wegen der Pandemie erreichen, aber leider können wir die Umstände gerade nicht ändern. Und wir müssen weiterhin posititiv in die Zukunft schauen. Und dabei hoffentlich auch produktiv sein. 

Dieser kürzlich erschienene NYT-Artikel beschreibt, dass die Arbeit im Home Office oder Remote-Arbeit kontroverse Auswirkungen auf Ihre persönliche Produktivität hat. Auch wenn die Selbstisolation sich positiv auf Ihre Arbeitsleistung auswirken kann, wird Ihre Kreativität vermutlich eher unter der Selbstisolation leiden. Wie soll man also damit umgehen — insbesondere dann, wenn es Ihre Aufgabe ist, kreativ zu sein? Und wie richtet man für eine ganze Firma eine gute Arbeitsumgebung ein? Wir haben die besten Tools und Strategien zusammengestellt, die genau diese Problematik gut lösen können.

Spoiler: Richtlinien über die Arbeitsweise während der Pandemiezeit können effektiv sein und sogar Spaß machen. 

Wann sollte wegen COVID-19 Heimarbeit erwogen werden?

Die Ausbreitung von COVID-19 hat in den letzten Monaten stark zugenommen. Und Sie haben die Nase voll davon, die Infiziertenzahlen zu recherchieren, das ist uns klar. Nichtsdestotrotz sind wir alle dafür verantwortlich, immer bestens über die Entwicklung der Lage informiert zu sein. Die Frage ist daher, auf welcher Basis und wie man entscheidet, eine ganze Firma einem Lockdown zu unterziehen. 

Wie viele Berichte über das Coronavirus wollen wir noch abwarten? Wann empfiehlt man den Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten, wann erzwingt man die Heimarbeit? Wo ist die Grenze? Diese Frage kann Ihnen niemand genau beantworten. Das Coronavirus ist für die Menschheit eine neue Herausforderung, daher müssen wir diese Entscheidungen selbst treffen. 

Twitter war die erste große Tech-Firma, die ihre Mitarbeiter aufgrund des Coronavirus ins Home Office geschickt hat. Facebook, Amazon, und Google folgten dem Beispiel. Völlig klar ist jedoch: Ein Lockdown ist jedoch zum aktuellen Zeitpunkt die beste Art und Weise, die Pandemie einzudämmen. Die Zahlen zeigen, dass seit Forcierung des Lockdowns in China die Zahl der Neuinfektionen drastisch gesunken ist. Daher sollten wir diese Strategie unbedingt auch verfolgen.

Quelle: Thomas Pueyo 

In anderen Worten: Wenn es in Ihrer Organisation irgendwie zu ermöglichen ist — und das ist es für quasi alle Tech-Firmen— sollten Sie auf Heimarbeit umstellen. Diese großartige Zusammenfassung haben wir in einem Reddit-Thread gefunden: 

"Ziehen Sie die Reißleine und stellen Sie auf Heimarbeit um. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen so oder so danken. Ihre Kunden werden Verständnis haben und vermutlich sogar Ihrem Beispiel folgen.

Und sollten Sie wider Erwarten doch falsch liegen und das Coronavirus überschätzt haben: Naja, dann haben Sie zumindestens eine Menge gelernt. Und zwar wie Sie Ihre Projekte und Ihre Firma auch ohne Mitarbeiterpräsenz am Laufen halten. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, dass Sie sich um sie kümmern. Der Normalzustand wird wiederhergestellt, als wäre nichts gewesen.

Sollten Sie aber richtig liegen und das Coronavirus wird wie erwartet zu einem echten Problem: Dann haben Sie schon alles vorbereitet und die kleinen Probleme schon beseitigt, bevor es ernst wird." 

Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, planen Sie ein paar Tage für die Entwicklung Ihrer Heimarbeitsroutine ein. Hier finden Sie alle Tools, die Sie für die erfolgreiche Heimarbeit benötigen.

Vereinbaren Sie Kommunikationsmethoden für die Arbeit im Home Office 

Sollte Ihr Unternehmen bereits Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause haben, haben Sie es leichter. Jetzt müssen Sie diese Vorgaben nur noch effektiv über die gesamte Firma ausrollen. Ist Heimarbeit in Ihrem Unternehmen ein noch neues Thema, sollten Sie ein umfangreiches Strategie-Meeting durchführen und anschließend die Ergebnisse Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Das wird zwar die eine oder andere Arbeitsstunde kosten — allerdings ist eine gute Planung sehr wichtig, daran sollten Sie nicht sparen. 

Nutzen Sie kostenlose Angebote 

Eine Vielzahl an Firmen, die Heimarbeits-Initiativen unterstützen, stellen Ihre Software kostenlos zur Verfügung. Google hat angekündigt, die erweiterten Funktionen von Hangout Meets kostenlos nutzbar zu machen. Das Premium-Paket deckt bis zu 250 Teilnehmer pro Call ab, Live Streaming für 100.000 Zuschauer sowie die Möglichkeit, die Online-Meetings aufzuzeichnen. Das sollte es Arbeitnehmern und Studenten ermöglichen, in Verbindung zu bleiben. 

Zoho hat die neue Zoho Remotely Suite ebenfalls kostenlos bereitgestellt. Diese Suite umfasst 11 Apps für Online-Konferenzen, Speicherplatz, Projektmanagement und einiges mehr. Die meisten dieser Angebote sind für Unternehmen, die aus Vorsicht ihre Mitarbeiter ins Home Office schicken, bis zum 1. Juni kostenlos. 

Wählen Sie den besten Messenger für berufliche Zwecke aus 

Ganz egal, wie gut oder detailliert Sie vorausgeplant haben: Die ersten Tage werden ein wenig chaotisch. Die Kollegen werden eine Vielzahl verschiedener Kanäle nutzen, um miteinander zu kommunizieren. Daher empfehlen wir eine App, die alle diese Kanäle in sich vereint. IM+ ist ein One-Stop Aggregator für sowohl berufliches als auch privates Messaging. Die App verbindet sich mit allen Messaging-Diensten, die Sie regelmäßig nutzen und bietet für alle verschiedenen Dienste eine einheitliche Oberfläche. IM+ unterstützt WhatsApp, Slack, Hangouts, Skype, Telegram und weitere populäre Messenger. 

Gleichzeitig ermöglicht die App aber auch eine sehr restriktive Routine für die Arbeit von zu Hause aus – diese Funktion werden Sie lieben: 

1. Verbinden Sie alle Messenger, die Sie täglich nutzen. 

2. Wechseln Sie in den Tab für die verbundenen Dienste und klicken auf einen Dienst, um die Einstellungen zu öffnen. 

3. Konfigurieren Sie die Tags — "Arbeit" für alle Dienste, die Sie für berufliche Kommunikation verwenden, und "Zu Hause" für alle anderen. Um Verwirrung vorzubeugen, können Sie auch Ihren eigenen "Home Office"-Tag erstellen. 

4. Um IM+ für die Arbeit einzurichten, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und aktivieren Sie Ihr "Arbeit"- oder "Home Office"-Tag. 

Sobald Sie nach einem Tag filtern, erscheinen nur die entsprechenden Dienste in der Seitenleiste. Das minimiert das Ablenkungspotenzial und fasst die jeweils wichtigen Kanäle zusammen. 

Ein weiteres nützliches Tool ist Canary Mail. Dabei handelt es sich um ein E-Mail Programm für den Mac, das E-Mails nach Absender sortiert. Wir glauben zu wissen, was Sie jetzt denken — die meisten Firmen nutzen seit Ewigkeiten Mail.app oder Gmail, warum sollte man das ändern? Nun, durch die Umstellung auf Heimarbeit finden einfach alle Kontakte und Gespräche online statt: Sowohl kurze Diskussionen als auch längere Gespräche zwischen zwei Personen finden nicht mehr in der Kaffeeküche statt, sondern online. Das führt fast zwangsläufig zu einem größeren Posteingang. Canary Mail ist der einzige Mail-Client, der Gesichter und Logos zu Ihren Konversationen hinzufügt und diese in einzelne Listen gruppiert. Dieser Ansatz ermöglicht einen besseren Überblick über alle Verbindungen. 

Wenn Ihr Team für Konversationen Slack verwendet, sollten Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder auch von zu Hause aus Slack nutzen können. Eines der häufigsten Szenarios sind über Organisationsgrenzen hinaus geteilte Channels. Da viele Projekte in einzelnen, separaten Slack-Workspaces organisiert sind, sollten Mitarbeiter darüber informiert werden, wie auch Mitglieder anderer Projekte, die in anderen Workspaces sind, in den eigenen Channel eingeladen werden können. Slack hat ein einfache Anleitung erstellt, in der geteilte Channels erklärt werden — hier zu lesen. Geben Sie diesen Artikel also unbedingt an Ihre Kollegen und Mitarbeiter weiter, bevor Sie Home Office forcieren.

Machen Sie Arbeits-Tools aus dem Home Office aus erreichbar

Einige der täglichen Aufgaben sind an einen festen Arbeitsplatz gebunden. VPNs, Arbeitscomputer und geteilte Zugänge sind häufig die Problemstellen, die Remote-Arbeit erschweren oder sogar verhindern. Daher müssen Sie gegebenenfalls die Zugangsmöglichkeiten zu Daten und Dateien überarbeiten oder ändern, sodass der Zugriff aus dem Home Office möglich ist. 

Holen Sie sich einen zuverlässigen VNC-Client 

Nicht jeder kann seinen Computer aus dem Büro mit nach Hause nehmen. Und selbst wenn man es könnte, vielleicht möchte man es nicht — wenn beispielsweise zu Hause bereits ein geeigneter Laptop vorhanden ist. So oder so ist für Remote-Arbeit ein VNC-Client ein absolutes Must-Have. VNC steht für "Virtual Network Computing"-Software. 

Das am einfachsten einzurichtende VNC-Tool ist Jump Desktop. Sobald Sie diese App auf Ihrem Mac installiert haben, ermöglicht sie Zugriff auf jeden Ihrer Remote-Computer. Dabei ist es ganz egal, ob Sie einen PC oder einen Mac im Büro gelassen haben – Jump Desktop stellt eine Verbindung her. Verbinden Sie sich mit dem Remote-Computer, indem Sie die IP-Adresse und den Namen eingeben, oder aktivieren Sie die automatische Verbindungsherstellung via E-Mail. 

Eine Alternative, die das gleiche Ziel verfolgt und erreicht, ist eine Mac-App namens Screens. Diese App ist dann sinnvoll, wenn Sie auf einen bestimmten Sicherheits- oder Privatsphäre-Aspekt angewiesen sind: Wenn Sie verhindern möchten, dass Ihre Arbeit auf dem Bildschirm Ihres Remote-Computers beobachtet werden kann. Screens besitzt einen speziellen "Vorhang-Modus", der es Ihnen erlaubt, den Bildschirm des Remote-Computers zu verschleiern. 

Ermöglichen Sie Kooperation über Zeitzonen hinweg 

Wenn sich Ihre Arbeit über mehrere Grenzen erstreckt, müssen Sie beim Planen von Online-Meetings oder Calls die verschiedenen Zeitzonen beachten. Das ist vielleicht unter normalen Umständen ganz einfach, weil sich im Büro immer jemand anderes um das Timing gekümmert hat. Zu Hause allerdings sind Sie auf sich alleine gestellt und verlieren leicht das Zeitgefühl. Mit dem Zeitzonen-Assistenten World Clock Pro behalten Sie einfach den Überblick und verpassen kein wichtiges Ereignis mehr. 

Das ist eine Mac App, die Ihre Planung mit der Planung Ihrer Kollegen synchronisiert, natürlich auf Basis des jeweiligen Standorts der Kollegen. Mit nur einem praktischen Widget auf dem Schreibtisch behalten Sie die ausgewählten Zeitzonen immer einfach im Blick. So brauchen Sie sich keine Sorgen mehr um Zeitzonen machen. 

Allen in internationale Geschäfte involvierten Unternehmen als auch solchen, die weltweit Niederlassungen betreiben, empfehlen wir, World Clock Pro grundsätzlich immer einzusetzen. Sowohl zu Hause als auch im Büro hilft es den Mitarbeitern, Zeitzonen-Chaos zu vermeiden. 

Nutzen Sie die Zeit zum Lernen 

Auch wenn alle über die zu erwartenden Verluste sprechen ist eine Pandemie genauso eine gute Zeit, um über Verbesserungen nachzudenken. Ihr Team wird sich einen neuen Arbeitshabitus zulegen müssen, der neue Ideen und Tools erfordern wird. Denken Sie darüber nach, was Sie dazu beitragen können und ermutigen Sie Ihr Team, neue Dinge auszuprobieren, die sinnvoll zu sein scheinen. 

Hier eine Auswahl von Productivity Boostern für Mac-User:

Mindnode für Mind Maps und einfachen Ideenaustausch. Diese App ist ein beeindruckendes Ventil für kreative Ideen und gemeinsames Sinnieren. Die App besitzt ein umfassendes Set von Funktionen zur Visualisierung von Ideen und zum Verknüpfen von Sachverhalten auch in großen und komplexen Mind Maps. Es lassen sich umfangreiche Notizen zu jedem Punkt der Mind Map hinzufügen und anschließend alles zusammen in ausgewählte Formate exportieren. Das könnte für Ihr Team eine gute Möglichkeit sein, gemeinsam zu brainstormen und Ideen auszutauschen, ohne sich im gleichen Raum befinden zu müssen. 

Backtrack zur Aufnahme von Audio, das Sie vergessen haben aufzunehmen. Diese App ist genial. Sie lebt in Ihrer Menüleiste und nimmt immer 60 Minuten Audio auf und überschreibt sie wieder mit den nächsten 60 Minuten. Sie dient nicht dazu (jedenfalls nicht ausschließlich), Ihre Selbstgespräche in einem einsamen Zimmer aufzunehmen. Backtrack hilft Ihnen dabei, Remote-Meetings aufzunehmen und den Gesprächsverlauf immer wieder parat zu haben. Im Grunde genommen ist das auch ein tolles Tool für die Zukunft: So lassen sich auch ganz einfach "echte" Team-Meetings aufzeichnen. 

Timing für die einfache Zeiterfassung. Im Büro arbeiten Sie üblicherweise 8 Stunden. Das beinhaltet Kaffeepausen und Smalltalk. Zu Hause ändert sich dieser Rhythmus meistens. Timing unterstützt Sie bei der Erfassung, wie viel Zeit Sie mit den täglichen Aufgaben verbringen. Die App zeichnet auf, was Sie mit Ihrem Mac tun und erstellt detaillierte Berichte für Sie. Sie müssen keinen Timer starten oder stoppen, Timing erledigt das ganz alleine. 

Die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen 

Die meisten der oben beschriebenen Apps sind Teil eines Setapp Abonnements. Das ist ein Mac App Service, der Zugriff auf mehr als 170 Mac Apps bietet, und zwar zu einem Festpreis pro Monat. Remote-Arbeit kann eine gute Gelegenheit sein, neue Apps zu entdecken und Ihr Team selbst gute Apps finden zu lassen. Zusätzlich zu den oben genannten Apps bietet Setapp auch Zugriff auf Superstars wie CleanMyMac X, Ulysses, Disk Drill und weitere. 

Für Teams gibt es Setapp for Teams. Das ist für Organisationen jeder Art und Größe einfach einzurichten und deckt alle Funktionen und Vorteile ab. Darüber hinaus erhält Ihr Team mehr Zeit zum Stöbern im Softwarekatalog — Setapp für Teams bietet eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. 

Hier noch einmal zusammengefasst, das Strategische Toolkit für Firmen, die Ihre Mitarbeiter während der Coronavirus-Epidemie ins Home Office schicken: 

• Setapp (ein Abo-Dienst für Mac Apps, der die meisten der oben besprochenen Apps beinhaltet: IM+, Canary Mail, World Clock Pro, Jump Desktop, Screens, Mindnode, Backtrack, Timing + 180 weitere); 
• Setapp für Teams (Zugriff auf die Setapp-Suite mit Vorteilen für Teams); 
• Geteilte Channels in Slack 
• Zohos Remotely Suite (kostenlos bis 1. Juni); 
• Hangout Meets Premium (kostenlos bis 1. Juni). 

Der Coronavirus hat uns das größte Home Office Experiment aller Zeiten aufgezwungen. Schaut man aber optimistisch in die Zukunft, kommt früher oder später folgende Frage auf: Was wäre, wenn Heimarbeit ebenso produktiv und effektiv ist wie die Arbeit in Büros? Was wäre, wenn die ganzen schönen Büros mit Smoothies und Masseuren sich als überbewertet herausstellen? Wenn wir zu Hause oder irgendwo auf der Welt genauso produktiv sein können? Das wäre sicherlich eine "interessante" Erkenntnis. 

Niemals vergessen: Gesundheit steht über allem anderen — auch wenn es das Unternehmenswachstum schmälert. Bevor Sie eine Home Office Arbeitsumgebung aufbauen sollten Sie Ihre Mitarbeiter daran erinnern, gut auf die eigene Gesundheit zu achten. Vielleicht lassen Sie eine medizinische Fachkraft Ihren Mitarbeitern die Symptome von COVID-19 erklären, vielleicht sogar in einer Videokonferenz? Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie man sich richtig verhält. Und nun wünsche ich Ihnen eine tolle Zeit im Pyjama! Davon haben Sie doch schon lange geträumt, oder?