Einfaches Bearbeiten von PDFs auf dem Mac

6 Min. gelesen

Man kann ihnen nicht entkommen — PDFs sind überall, vor allem am Arbeitsplatz. Sie sind zwar angenehm zu lesen, aber etwas schwierig zu handhaben, wenn Sie nur schnelle Änderungen am Text vornehmen, ein Formular unterzeichnen oder eine Datei über eine Plattform mit eingeschränkter Größe versenden müssen.

Mit einem Standard PDF-Reader wie Vorschau auf dem Mac ist es schwierig, ein bestimmtes Wort in der PDF-Datei zu finden, und die Bearbeitung des Dokuments ist quasi unmöglich. Ohne die richtigen Tools sind Änderungen an einem PDF-Dokument wirklich keine leichte Aufgabe. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von PDF-Apps, die Ihnen bei der Bearbeitung helfen.

Sie können PDF Search verwenden, um nach bestimmten Dokumenten, Informationen, Fakten oder Zahlen zu suchen. Dies ist besonders praktisch, wenn Ihre PDFs sehr lang sind. Um Ihre PDF-Datei in Stapeln zu durchsuchen oder lange Dateien zu scannen, öffnen Sie die App und geben Sie ein Suchwort oder einen Suchbegriff in die Suchleiste ein. Selbst wenn Sie ein Wort falsch schreiben, bemüht sich PDF Search mittels künstlicher Intelligenz zu verstehen, was Sie meinen und hilft Ihnen, genau das zu finden, was Sie suchen.

PDF Search

Tools zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten

Wenn man heutzutage nicht weiß, wie man ein PDF-Dokument bearbeitet, kann man schnell auf der Strecke bleiben. Die gute Nachricht ist, dass das Bearbeiten Ihrer PDF-Dateien keine Magie erfordert — ob für zu Hause oder die Arbeit, Sie brauchen nur die richtigen Tools für Ihre alltäglichen Anforderungen.

Um Sie bei der Bearbeitung von PDF-Dokumenten zu unterstützen, gibt es einige Apps mit nützlichen Features, wie dem Hinzufügen von Kommentaren, dem Ausfüllen und Unterzeichnen von Verträgen für Ihr Unternehmen, dem Entfernen vertraulicher Informationen und dem Komprimieren großer Dateien, um sie leichter teilen zu können. Zerbrechen Sie sich also nicht länger den Kopf darüber, wie man PDFs bearbeitet, und probieren Sie einfach einige der unten erwähnten leistungsstarken Apps aus. Vielleicht möchten Sie Ihre PDF-Dokumente redigieren, z.B. Tippfehler bearbeiten oder andere Bilder hinzufügen. Aber wie gehen Sie dabei vor? 

Apple stattet jeden Mac mit Vorschau aus, einem kostenlosen Programm, mit dem Sie PDF-Dateien lesen und bearbeiten können (Text hinzufügen und markieren, PDF-Dokumente kombinieren und Seiten von einer PDF-Datei in eine andere übertragen, eine Signatur und Kommentare hinzufügen). 

PDFs mit Vorschau bearbeiten und markieren

Die Bildbearbeitung mit Vorschau ist ziemlich intuitiv. Wir haben Kurzanleitungen für Sie erstellt, damit Sie sofort finden, was Sie suchen.

In eine PDF schreiben, Text und Notizen hinzufügen

Öffnen Sie die PDF-Datei in Vorschau und versuchen Sie, Text hinzuzufügen, indem Sie auf das Zieltextfeld klicken. Wenn das nicht funktioniert, müssen Sie ein neues Text- oder Notizfeld hinzufügen:

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Anmerken > Text.
  2. Klicken Sie auf das Textfeld, das in Ihrem Dokument erscheint, und beginnen Sie mit der Eingabe.
  3. Schließen Sie das Feld, indem Sie außerhalb des Feldes klicken. Sie können das Textfeld per Drag & Drop beliebig verschieben.
  4. Um Schriftarten oder Farbe des Textes anzupassen, wählen Sie "Darstellung" > "Werkzeugleiste einblenden" und klicken Sie auf "A".

Text in einem PDF hervorheben

Um den Markierungsmodus in Vorschau zu aktivieren, gehen Sie zur Schaltfläche "Markieren" in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche, um die Farbe zu ändern, oder wählen Sie eine Option zum Unterstreichen oder Durchstreichen.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Markierungen auf jeden Text angewendet, auf den Sie klicken. Sie können die Option ausschalten, indem Sie auf dieselbe Schaltfläche klicken.

Um Notizen und Hervorhebungen in der PDF-Datei anzuzeigen, wählen Sie Darstellung > Hervorhebungen und Notizen.

Mehrere PDFs kombinieren

  1. Um PDF-Dateien zusammenzuführen, öffnen Sie eine PDF-Datei in der Vorschau.
  2. Wählen Sie Darstellung > Miniaturen, um die Miniaturansichten aller Seiten zu sehen.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten > Einfügen > Seite(n) aus Datei und öffnen Sie eine weitere PDF.
  4. Wählen Sie den Zielort und speichern Sie die aktualisierte Datei als PDF.

Seiten innerhalb einer PDF-Datei drehen, löschen, neu anordnen und neu nummerieren

Über die Miniaturansichten können Sie in wenigen Schritten Seiten ausschneiden oder die Reihenfolge der Seiten ändern:

  1. Öffnen Sie ein Dokument in Vorschau.
  2. Gehen Sie zu Darstellung > Miniaturen.
  3. Zum Drehen klicken Sie auf eine Seiten-Miniaturansicht > Werkzeuge > Links oder rechts drehen.
  4. Um Seiten in einer PDF-Datei zu löschen, wählen Sie Miniaturen > Werkzeuge > Löschen.
  5. Ordnen Sie die Seiten neu an, indem Sie sie in der Seitenleiste an die gewünschte Stelle ziehen.

Um die Seitennummerierung zu ändern, können Sie den PDFpen-Editor verwenden. Wenn Sie eine Datei öffnen, gehen Sie zu Edit > Headers, Footers, Page numbers > Insert. Von dort aus können Sie die Position und das Format der Seitenzahlen anpassen sowie eine Startseite definieren.

PDF-Seiten umsortieren und neu nummerieren

PDF-Dateien teilen

Um Seiten in einer gescannten PDF-Datei zu trennen, ziehen Sie einfach die zu entfernende Seite aus dem Miniaturansichtsfenster auf den Desktop. Falls erforderlich, können Sie diese Seiten anschließend in einer separaten PDF-Datei zusammenfassen.

PDF-Größe reduzieren

Sie können Ihre PDF-Datei mit Vorschau komprimieren, während Sie das Dokument exportieren. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, wählen Sie Ablage > Exportieren. Klicken Sie auf "Quarzfilter", um das Einblendmenü > "Dateigröße reduzieren" zu öffnen.

Abgesehen von Vorschau können Sie auch eine Scan-App wie Prizmo verwenden, um aus papierbasierten Bildern wie Broschüren, Büchern oder Postern leicht durchsuchbare PDF-Dateien zu erstellen. Die App ermöglicht es Ihnen, Fotodokumente zu scannen und zu erkennen, um sie dann zu bearbeiten. Sie können sogar ein Foto von einem physischen Dokument auf Ihrem Smartphone aufnehmen und die Bearbeitung auf Ihrem Mac beenden.

Um Korrekturen vorzunehmen oder einen Teil des Textes innerhalb der Originaldatei mit editierbaren Textblöcken neu zu schreiben, sollten Sie PDFpen testen. Sie können die App auch zum Hervorheben, Zeichnen und Kritzeln auf dem Dokument verwenden.

PDF-Datei bearbeiten auf Mac

Text korrigieren mit PDFpen:

  1. Öffnen Sie das gewünschte PDF-Dokument in der App
  2. Markieren Sie den Text in der PDF-Datei und klicken Sie auf "Correct Text"
  3. Löschen Sie den aktuellen Text und geben Sie die gewünschten Änderungen ein

PDF-Editor für Mac

Bild in ein PDF einfügen und bearbeiten: 

  1. Klicken Sie auf das Einfügen-Symbol und wählen Sie ein Bild, das Sie hinzufügen möchten
  2. Verschieben und/oder ändern Sie die Größe des Bildes durch Ziehen innerhalb der PDF
  3. Durch Doppelklicken auf ein Bild können Sie es anpassen oder Effekte hinzufügen
  4. Sie können auch Bilder löschen und neue Bilder ablegen.

Bilder in PDF bearbeiten

Sie können Bilder auch bearbeiten, indem Sie sie mit Prizmo in PDFs umwandeln. Mit der leistungsstarken OCR erfasst die Prizmo App den Text blitzschnell und ermöglicht Ihnen die Bearbeitung. 

Folgen Sie diesen Schritten, um mit Prizmo ein PDF aus einem Bild zu erzeugen:

  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol in Prizmo
  2. Finden Sie Ihre Quelle im Dropdown-Menü
  3. Wählen Sie ein Bild, das Sie in PDF konvertieren möchten, und klicken Sie auf "Add"
  4. Klicken Sie auf "Recognize" in der oberen rechten Ecke oder schalten Sie den Textmodus in Ansicht um
  5. Der bearbeitbare Text erscheint auf der rechten Seite des Fensters
Bilder erkennen und wie PDFs bearbeiten

Kommentare und Anmerkungen zu einer PDF-Datei hinzufügen

Um sich mit zusätzlichen Anmerkungen oder Kommentaren zu helfen, können Sie Kommentare direkt in eine PDF-Datei einfügen. Kommentare können für Leser nützlich sein, wenn Sie zusätzliche Informationen zu bestimmten Abschnitten des Dokuments bereitstellen möchten.

So fügen Sie Text mit der Vorschau-App hinzu:

  1. Platzieren Sie Ihren Cursor dort, wo Sie Text einfügen möchten.
  2. Gehen Sie zu "Werkzeuge", klicken Sie auf "Anmerken", wählen Sie "Text" und beginnen Sie mit der Eingabe.
  3. Um die Schriftart, Größe oder Farbe zu ändern, gehen Sie zu "Darstellung", klicken Sie auf "Werkzeugleiste einblenden" und drücken Sie "A".
  4. Sie können das Textfeld auch beliebig auf dem Dokument verschieben.

Mit einer normalen PDF-Viewer-App können Sie keine Kommentare an bestimmte Abschnitte einer PDF-Datei anhängen. Dafür benötigen Sie einen Editor wie PDFpen. Die App ermöglicht das Hinzufügen von Kommentaren zu PDF-Dateien durch Hervorhebungen, Haftnotizen oder Freihandzeichnungen. Anmerkungen sind nützlich, weil Sie sie in die Datei einbetten können, ohne dass sie den Leser zu sehr ablenken. Sie können auch die Markierungswerkzeuge verwenden, um Formen um wichtige Bereiche der PDF-Datei einzufügen und Dinge zu unterstreichen, die Sie sich merken wollen.

Kommentare und Notizen zu PDFs hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf "Comment" (cmd+8) oder auf "Notes" (cmd+7) im Menü von PDFpen
  2. Tippen Sie auf den Bereich des Dokuments, in dem der Kommentar oder die Notiz erscheinen soll
  3. Schreiben Sie in das Feld für den Kommentar- oder die Notiz
  4. Ziehen Sie das Kommentar- oder Notiz-Textfeld in den gewünschten Bereich auf dem Dokument

Kommentare und Notizen zu einer PDF hinzufügen

PDF-Formulare ausfüllen und unterschreiben (Elektronische Signatur)

Dokumente nur auszudrucken, um sie zu unterschreiben und wieder einzuscannen, ist frustrierend und zeitaufwendig. Zudem besitzen viele von uns gar keinen Drucker mehr. Aber zum Glück gibt es bei E-Signaturen keine Notwendigkeit für all das.

In macOS können Sie digitale Formulare und Dokumente einfach mit Ihrer Signatur versehen. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Kunden einen Vertrag, einen Mietvertrag oder ein anderes PDF-Formular unterschreiben lassen möchten – mit der elektronischen Unterschrift sparen Sie Zeit (und Tinte).

So unterschreiben Sie ein Dokument mit PDFpen:

  1. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und speichern Sie sie als Bilddatei
  2. ODER unterschreiben Sie mit Trackpad, Magic Mouse etc. direkt auf dem PDF-Dokument
  3. Ziehen Sie die Signatur in Ihre PDF-Datei, ändern Sie die Größe und positionieren Sie sie korrekt.

Eine PDF unterschreiben

So unterschreiben Sie Ihre PDF-Datei mit Vorschau:

  1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben möchten
  2. Gehen Sie im Menü zu Werkzeuge > Anmerken > Signatur > Unterschriften verwalten. 
  3. Um eine Unterschrift zu erstellen, klicken Sie auf "Klicke hier, um zu beginnen" und unterschreiben Sie auf dem Trackpad. Drücken Sie eine beliebige Taste, wenn Sie fertig sind, und klicken Sie dann auf "Fertig".
  4. Sie können Ihre handschriftliche Unterschrift auch einscannen – schreiben Sie sie auf ein Blatt Papier, halten Sie es so, dass es für die Kamera sichtbar ist, und Vorschau zeichnet eine virtuelle Unterschrift.
  5. Wählen Sie die erstellte Signatur aus, um sie in das Dokument einzufügen. Ziehen Sie Ihre Unterschrift wie ein normales Bild, ändern Sie die Größe und korrigieren Sie die Position.

PDFs mit Vorschau unterschreiben

Vertrauliche Informationen in PDFs schwärzen

Viele PDF-Dateien auf Ihrem Computer können vertrauliche oder persönliche Informationen enthalten, so dass Sie Gefahr laufen, Opfer eines Identitätsdiebstahls zu werden. Ein PDF-Formular könnte z.B. Ihre Steuerinformationen, Kreditkartennummern oder andere persönliche Daten enthalten, die Sie nicht mit Dritten teilen möchten.

Hier bietet sich die PDF-Schwärzung an. Ohne einen geeigneten PDF-Editor wie PDFpen kann es sehr schwierig sein, Teile des Textes zu entfernen. Bei der Schwärzung kann ein Wort oder eine ganze Textzeile mit einem schwarzen Kasten oder einer leeren weißen Fläche entfernt werden.

Wenn Sie Ihre PDF-Datei nicht mit einer Software bearbeiten möchten, können Sie natürlich jederzeit eine schwarze Markierung verwenden, um alle Informationen auf einem gedruckten Blatt durchzustreichen. Um Ihnen das Leben zu erleichtern, folgen Sie den folgenden Schritten, um vertrauliche Informationen zu schwärzen:

Um einen ganzen Abschnitt eines Dokuments zu schwärzen:

  1. Klicken Sie in PDFpen auf "Tools" und wählen Sie das Rechteck-Werkzeug
  2. Wählen Sie den Bereich des Textes, den Sie schwärzen möchten
  3. Klicken Sie auf "Format" > "Redact Text-Block"

Um einen ausgewählten Text zu schwärzen:

  1. Wählen Sie "Tools" > "Text Tools"
  2. Wählen Sie den Text aus, den Sie bearbeiten möchten
  3. Klicken Sie auf "Format" > "Redact Text-Block"

PDF komprimieren und teilen

Wenn Sie nicht über eine starke oder zuverlässige Internetverbindung verfügen, kann es schwierig sein, große PDF-Dateien an Freunde oder Kollegen zu senden. Um große PDF-Dateien in die Cloud hochzuladen, per E-Mail zu versenden oder in größenbeschränkte Formulare einzufügen, benötigen Sie eine App wie PDF Squeezer, die Ihnen hilft, die PDF-Datei unter Beibehaltung der Originalqualität zu komprimieren. Keine Sorge, dieser Prozess wandelt Ihre PDF-Datei nicht in eine ZIP-Datei um.

So können Sie Ihre PDF-Lebensläufe, Apps oder visumbezogenen Dokumente für das Web verkleinern:

  1. Öffnen Sie PDF Squeezer
  2. Ziehen Sie die PDF-Datei, die Sie komprimieren möchten, in den Abschnitt "Drop Your Files Here"
  3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Ihre bevorzugte dpi und Bildqualität
  4. Klicken Sie auf "Save"

PDF-Dateigröße bearbeiten

Mit einem integrierten Feature zum Versenden Ihrer PDF-Dateien an Freunde, Kunden oder Kollegen macht Ihnen die App das Teilen Ihrer komprimierten Dokumente wirklich einfach. Klicken Sie auf "Share", um Ihre Datei per Text, E-Mail oder auf einem anderen Weg zu senden.

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