Mudanças para trabalhar remotamente durante o surto de coronavírus

O surto de coronavírus (COVID-19) fez com que muitas empresas no mundo todo aplicassem medidas para que seus funcionários trabalhassem de casa. Uma oportunidade importante para quem pensa que o trabalho remoto é o futuro. Isso não quer dizer que as pessoas esperavam que uma pandemia definisse o futuro, mas não há como fugir desse fato. Precisamos manter a positividade. Assim como a produtividade. 

Este artigo recente do NYT atesta que o trabalho remoto tem efeitos controversos sobre a nossa produtividade. Embora o isolamento individual possa melhorar seus resultados, é provável que você passe por um período de diminuição na criatividade. Como você pode lidar com isso, especialmente quando o seu trabalho envolve, sobretudo, criar? E como você pode preparar o ambiente de trabalho certo em toda uma empresa? Reunimos as melhores ferramentas e estratégias que responderão essas perguntas para você.

Spoiler: as políticas de trabalho implantadas durante o surto de coronavírus podem ser eficientes — e até divertidas. 

Quando começar a trabalhar remotamente devido à COVID-19

A disseminação da COVID-19 tem aumentado nos últimos meses. Sabemos que acompanhar esses números cansa. Mesmo assim, se quisermos ser responsáveis, precisamos saber. A questão é a maneira como determinamos o momento certo de colocar uma empresa em confinamento. 

Quantos relatórios sobre o coronavírus devemos esperar? Onde está a linha entre “encorajar” funcionários a trabalhar remotamente e aplicar uma política obrigatória? A verdade é que ninguém pode responder com certeza. O coronavírus é um desafio novo para a humanidade, o que significa que precisamos descobrir essas coisas por conta própria. 

Entre os gigantes da tecnologia, o Twitter foi um dos primeiros a desenvolver uma política de trabalho de casa devido ao coronavírus. Facebook, Amazon e Google seguiram o exemplo. Uma coisa é certa: o confinamento é, até agora, a melhor maneira de combater essa pandemia. Os números mostram que houve uma queda gigantesca nos casos desde que o confinamento foi imposto na China. Devemos, sem dúvida, aprender com isso.

Fonte: Thomas Pueyo 

Em outras palavras, se o trabalho remoto for uma possibilidade na sua organização — e ele funciona para praticamente qualquer empresa de tecnologia — esse é o melhor caminho a seguir. Aqui está um bom resumo do que encontramos em um thread do Reddit: 

“Corte os cabos e trabalhe remotamente. Sua equipe será grata de qualquer forma. Seus clientes entenderão e provavelmente seguirão você.

Digamos que você erre o coronavírus nunca se torne uma grande ameaça: serviu ao menos para você aprender. Você testou um plano de trabalho remoto. Sua equipe será grata por você ter cuidado dela. Agora, de volta ao trabalho como de habitual.

Digamos que você acerte e o coronavírus se torne um grande problema como presumido: é melhor trabalhar nas falhas logo, antes que todos os envolvidos se estressem.” 

Depois de decidir, planeje sua rotina remota por alguns dias. Aqui estão todas as ferramentas que você precisará para fazer com que ela funcione.

Defina os métodos de comunicação para o trabalho remoto 

Se a sua empresa já tiver uma política de trabalho remoto, ótimo, sua vida ficou mais fácil. Tudo o que você precisa fazer é aplicar isso efetivamente em toda a organização. Se isso for uma coisa nova, você precisará fazer uma reunião estratégica para idealizar e comunicar o plano definido para os seus funcionários. Isso pode comprometer algumas horas de trabalho, mas o planejamento é a parte mais importante e nunca deve ser sacrificado. 

Use ofertas gratuitas 

Várias empresas que oferecem iniciativas de trabalho remoto estão disponibilizando softwares gratuitamente. O Google anunciou o acesso gratuito a funcionalidades avançadas do Hangouts Meet. O pacote premium inclui 250 participantes por ligação, transmissão ao vivo para 100.000 espectadores e a possibilidade de gravar reuniões on-line. Isso deve ajudar trabalhadores e alunos a se manterem conectados. 

A Zoho também disponibilizou sua nova suíte Zoho Remotely gratuitamente. Essa suíte integra 11 apps para conferências on-line, armazenamento, gerenciamento de projetos e outros. A maioria das ofertas de empresas conscientes sobre o coronavírus, incluindo Zoho e Hangouts, estão disponíveis até 1º de junho. 

Escolha o melhor para mensagens de trabalho 

Não importa o quão bem você planeje, os primeiros dias podem ser um pouco caóticos. As pessoas usarão vários canais diferentes para se comunicar. Recomendamos que você use um app que combine todos esses canais em um só. O app IM+ é um agregador de mensagens de trabalho e privadas. Basicamente, ele permite que você conecte os serviços de mensagens que você usa regularmente para ter acesso rápido a tudo. O IM+ inclui WhatsApp, Slack, Hangouts, Skype, Telegram e outros serviços de mensagens populares. 

Este são os passos para ter uma rotina focada de envio e recebimento de mensagens:

1. Conecte todos os serviços de mensagens que você usa diariamente. 

2. Acesse a aba Services e clique em um serviço para abrir os ajustes. 

3. Defina etiquetas: “Work” para os serviços usados no trabalho e “Home” para os outros. Para evitar confusão, você pode criar uma etiqueta “Trabalho de Casa”. 

4. Para preparar o IM+ para o trabalho, clique em Ajustes na barra lateral e ative a etiqueta “Work” ou “Trabalho de Casa”. 

Depois de filtrar por etiqueta, apenas os serviços incluídos nessa etiqueta aparecem na barra lateral. Isso diminuirá distrações, mantendo os canais de comunicação importantes integrados. 

Outra ferramenta útil para adotar é o Canary Mail. Ele é um cliente de e‑mails para Mac que agrupa mensagens por remetente. Você deve estar pensando: “a maioria das empresas usa o Mail ou o Gmail há décadas, por que mudar isso?” Bem, a verdade é que, ao mudar para um esquema de trabalho remoto, todos os contatos ocorrem on-line, desde discussões casuais a reuniões individuais que, normalmente, são presenciais. Isso provavelmente resultará em um volume muito maior na sua caixa de entrada. O Canary Mail é o único cliente de e‑mail que adiciona rostos e logotipos às conversas por e‑mail e as agrupa consistentemente em listas exclusivas. Isso, com certeza, oferece uma visibilidade melhor de todas as conexões. 

Se a sua equipe usa o Slack para conversas, certifique-se de que todos saibam como usá-lo em casa. Um dos cenários mais comuns a consider é o de canais compartilhados. Como vários projetos estão relacionados a canais separados no Slack, é possível que os funcionários precisem aprender a trabalhar entre esses canais, convidando e enviando mensagens para pessoas de outros projetos. O Slack criou um manual fácil que explica como configurar canais compartilhados; leia-o aqui. Lembre-se de compartilhá-lo com a sua organização, assim como qualquer outro manual relevante, antes de começar a trabalhar remotamente.

Ative o acesso remoto a ferramentas de trabalho

Algumas tarefas diárias estão ligadas a um espaço de trabalho. VPNs, computadores do trabalho e acessos compartilhados — essas são algumas coisas que podem restringir o trabalho remoto. Dessa forma, pode ser necessário modificar a maneira como funcionários acessam dados quando estão em casa. 

Obtenha um cliente VNC confiável 

Nem todas as pessoas podem levar seus computadores do trabalho para casa. E nem todo mundo quer isso, caso um laptop perfeitamente capaz de fazer o trabalho esteja disponível em casa. De qualquer forma, uma ferramenta obrigatória para quem trabalha remotamente é um cliente VNC, um software de computação de rede virtual. 

A ferramenta VNC mais fácil, e que ninguém tem problemas para configurar, é o Jump Desktop. Depois de instalar esse app no Mac, ele libera o acesso a qualquer uma de suas máquinas remotas. Seja um PC ou Mac que você tenha no escritório, o Jump Desktop o traz para você. Digite os detalhes do IP e o nome ou ative a conexão automática via e‑mail para conectar-se ao computador remoto. 

Uma alternativa que faz um trabalho similar é um app para Mac chamado Screens. Se você precisar de uma camada extra de segurança por temer que alguém veja a sua tela remota, aposte nele. O Screens possui um modo especial (Cortina) que permite escurecer a tela do computador remoto. 

Capacite a cooperação entre fusos horários 

Se o seu trabalho ultrapassa fronteiras, é preciso considerar fusos horários ao marcar ligações e reuniões. Isso pode ser mais fácil no escritório, onde há uma pessoa que sempre cuida disso. Em casa, no isolamento, é mais fácil perder o controle do tempo. Para nunca mais perder um evento importante, obtenha este assistente de fusos horários: World Clock Pro. 

Um app para Mac que sincroniza a sua agenda com as agendas de colegas, conforme o local de cada um. A partir de um prático widget na mesa, você pode visualizar instantaneamente os fusos horários selecionados. Assim, você nunca mais precisa se preocupar com diferenças de horas. 

Para corporações envolvidas em negócios internacionais, além daquelas com escritórios no mundo todo, nosso conselho é encorajar o uso do World Clock Pro no dia a dia. Em casa ou no trabalho, ele ajuda a evitar problemas com fusos horários. 

Crie uma oportunidade de aprendizado 

Embora todos falem sobre prejuízos esperados, uma pandemia oferece um momento igualmente bom para pensar sobre ganhos. Sua equipe precisará vislumbrar um novo modo de trabalhar, o que significa novas ideias e ferramentas. Pense sobre o que você pode oferecer e encoraje-a a explorar novas coisas que possam beneficiar o trabalho de todos. 

Veja algumas opções de apps que melhoram a produtividade de quem trabalha com Macs: 

Use o Mindnode para criar mapas mentais e compartilhar ideias facilmente. Uma incrível válvula de escape para todas as ideias criativas e reflexões solitárias que você possa ter. O app tem um conjunto de ferramentas incríveis para visualizar ideias e construir conexões nos mapas mentais mais complexos. Você pode anexar notas abrangentes a cada ponto do mapa e exportar tudo para um formato selecionado. Esta pode ser uma ótima forma nova de compartilhar ideias sem estar na mesma sala que seus colegas. 

Use o Backtrack para salvar um áudio que você tenha esquecido de gravar. Esse é genial. O app fica na barra de menus e sempre salva os últimos 60 minutos de áudio, gravando por cima repetidamente. Ele não foi feito para capturar você falando em um quatro vazio (ou pelo menos, não apenas para isso). O Backtrack ajuda você a gravar reuniões remotas e consultá-las a qualquer momento. Essencialmente, ele também pode ser uma ótima ferramenta para continuar usando no escritório em reuniões de equipe. 

Use o Timing para marcar o tempo da forma ideal. Você passa, normalmente, oito horas no escritório. Isso inclui pausas para o café e eventuais bate-papos. Em casa, é provável que seu horário mude. O Timing ajuda a ver quanto tempo você gastou nas tarefas do dia, registrando automaticamente o que você faz no Mac e apresentando tudo em relatórios detalhados. Você não precisa nem iniciar e parar um timer, já que o Timing cuida disso para você. 

Adapte a maneira como a sua equipe trabalha 

A maioria dos apps revisados acima fazem parte de uma assinatura do Setapp, um serviço para Mac que oferece acesso a mais de 180 apps por um preço fixo. O trabalho remoto pode ser a hora perfeita de adotar alguns apps e deixar que a sua equipe descubra os apps que ela gosta. Além dos apps já mencionados, o Setapp inclui muitas estrelas, como CleanMyMac X, Ulysses, Disk Drill e muito mais. 

Para equipes, há o Setapp para Equipes. Ele é fácil de configurar em organizações de qualquer tamanho e cobre todos os benefícios. Além disso, a sua equipe tem mais tempo para explorar os apps, já que o Setapp para Equipes oferece uma avaliação gratuita de 30 dias. 

Resumindo, este é o conjunto de ferramentas para empresas que pretendem aplicar uma estratégia de trabalho de casa durante o coronavírus: 

• Setapp (um serviço de assinatura de apps para Mac que cobre a maioria das ferramentas revisadas: IM+, Canary Mail, World Clock Pro, Jump Desktop, Screens, Mindnode, Backtrack, Timing e mais de 170 outras); 
• Setapp para Equipes (acesso à suíte do Setapp com benefícios para equipes); 
• Funcionalidade de canais compartilhados no Slack; 
• Suíte Zoho Remotely (gratuita até 1º de junho); 
• Hangouts Meet Premium (gratuito até 1º de junho). 

O coronavírus está forçando o maior experimento de trabalho remoto já feito. Agora, vejamos o lado bom: e se isso for eficiente? E se todos aqueles lindos escritórios com suquinhos e especialistas de massagem forem supravalorizados e descobrirmos que somos tão eficientes trabalhando de qualquer parte do mundo quanto do escritório? Isso seria bem interessante. 

Lembre-se sempre: saúde em primeiro lugar, mesmo que às custas de crescimento empresarial. Antes de montar um ambiente de trabalho remoto, encoraje seus funcionários a cuidar da saúde. Faça uma sessão remota com um especialista em saúde que explique os sintomas da COVID-19 aos funcionários. Certifique-se de que todos estejam cientes do que devem fazer caso sejam expostos ao coronavírus. Depois disso, divirta-se trabalhando de pijama! Todos nós já sonhamos alguma vez com isso.